Installation InvoiceHUB

Was ist InvoiceHUb?

Mit dem Programm InvoiceHub erhält der Mandant eine spezielle E-Mailadresse, in deren Postfach alle Eingangsrechnungen und andere Belege einlaufen. Es können sowohl E-Rechnungen als auch herkömmliche PDF Rechnungen oder gescannte Papierrechnungen verarbeitet werden. Die Rechnungsdaten werden extrahiert und an das Digitale Belegbuchen, welches Bestandteil des Unternehmensportal ist, weitergeleitet. Dabei wird je Belegordner eine E-Mail-Adresse verknüpft. Die weitere Bearbeitung erfolgt dann durch uns.

Sie können selber auch Ihre Ausgangsrechnungen an diese Mailadresse senden. Es bietet sich in diesem Falle an, auf eine weitere InvoiceHub Mailadresse zuzugreifen um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Was kostet InvoiceHUB?

Der Preis für das erste InvoiceHUB-Postfach mit einer Mailadresse kostet 3 € netto pro Monat. Jedes weitere Postfach kostet 2 € netto.

In der Regel reicht ein Postfach. Mehrere Postfächer sind dann sinnvoll, wenn Sie (oder Ihr Mandant) Belege getrennt sortieren möchte. Es wäre z.B. eine Aufteilung nach unterschiedlichen Standorten/Filialen denkbar. Im Unternehmensportal können vor der eigentlichen Bereitstellung der Belege für das Belegbuchen Belege bearbeitet, anders zusammengestellt, in andere Ordner verschoben oder gelöscht werden.

Was passiert, wenn ich ein Unternehmensportal über meinen Steuerberater aktiviert habe, aber nicht das Zusatzprogramm „InvoiceHub“ abonnieren möchte?

Der InvoiceHub erleichtert Ihnen den Import Ihrer E-Rechnungen mittels einer E-Mailadresse. Ohne diese E-Mailadresse müssen Sie alle E-Rechnungen oder PDF Rechnungen/selber digitalisierte Belege, welche sie dann auf Ihrer individuellen E-Mailadresse erhalten, per Hand in das Unternehmensportal hochladen.

Ohne InvoiceHub müssen alle Rechnungen individuell hochgeladen werden, mit InvoiceHub geht das komfortabler und wesentlich schneller per gesonderter Mail oder Weiterleitung an die Mailadresse des InvoiceHub.

Wo und wie wird der InvoiceHub eingerichtet?

Unter dem Link https://www.agenda-mandanten.de/invoicehub.php?aktnr=3045&utm_medium=print&utm_source=vurl&utm_content=bestellung können Sie bei Agenda Software den InvoiceHub bestellen.

des Bestellvorgangs werden Ihnen drei Varianten vom InvoiceHub angeboten. Bitte wählen Sie die erste Variante aus, wo das erste Postfach 3 € netto kostet. Die anderen Varianten für 5 € und 15 € sind für Mandanten ohne Unternehmensportal gedacht und sind zumindest im Moment auch noch nicht verfügbar. Sie benötigen für die Grundfunktionalität nur die verfügbare Variante für 3 €. Diese ist hinsichtlich der Beleganzahl derzeit nicht beschränkt.

Nach der Bestellung erhalten Sie per Mail eine Rechnung, die an Agenda zu überweisen ist. Ebenso erhalten Sie eine Bestellbestätigung mit einem Link zum Kundenportal. Sie müssen sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen. Dort können Sie diverse administrative Tätigkeiten durchführen und eine Kurzanleitung oder ausführliche Anleitungen zur Einrichtung benutzen. Sie können auf der Seite auch unmittelbar den InvoiceHub aufrufen. (https://agenda-kunden.de/login-agito) Zunächst legen Sie das Unternehmen an, für den der InvoiceHub bestellt wurde. Anschließend können Sie das Programm öffnen. Dann muss eine E-Mail-Kontaktadresse hinterlegt werden. Über das Dashboard können Sie sich auf der Seite orientieren.

Sie melden sich als nächstes mit Ihren Zugangsdaten parallel zum InvoiceHub im Unternehmensportal an (https://agenda-kunden.de/unternehmens-portal/ )und wählen Belegverwaltung online aus. Über das >Partner anbinden< Symbol (in der Menüleiste oben rechts mit einem Symbol zwei verschlungene Ringe) erhalten Sie eine Übersicht über die anbindbaren Partner. Hier wählen Sie Agenda InvoiceHUB und „Neue Verbindung herstellen“ aus.

In der nächsten Maske wird ein individueller Ordername und die Bereitstellungoption festgelegt. Hier empfehlen wir die Option >manuelle Bereitstellung<, damit die Belege im Unternehmensportal zunächst von Ihnen gesichtet und bezahlt werden können. Alternativ gibt es die Option der unmittelbaren Bereitstellung für das digitale Belegbuchen ohne Bearbeitungsmöglichkeit oder Möglichkeit zur Zahlung. Die Belege stehen dann ohne weiteren Benutzereingriff dem Berater im digitalen Belegbuchen zur Verfügung eine Zahlungsmöglichkeit aus dem Unternehmensportal heraus entfällt.

Jetzt wechseln Sie wieder in die InvoiceHub-Oberfläche.: (idealerweise ist die Website noch geöffnet) agenda-invoicehub.app

Hier wählen Sie den Button „Verbindungsassisten“. In der Folgemaske wählen Sie den entsprechenden Ordner, welchen Sie vorher im Unternehmensportal angelegt haben. Die Auswahl bestätigen Sie mit dem Button „Verbindung einrichten“.

Das Postfach ist nun mit dem Belegordner verknüpft. Sie sehen eine längere Mailadresse, die Sie kopieren können. Dies ist die zukünftige Mailadresse, an die Ihre Belege gesendet werden. Speichern Sie diese am besten im Adressbuch ab oder legen Sie als Kontakt in Ihrem Mailprogramm an. Schicken Sie sich einen ersten Testbeleg als Anhang und sehen Sie den Beleg nach kurzer Zeit im Unternehmensportal auftauchen.

Für Mandanten, welche trotz Support von Agenda Probleme bei der Einrichtung oder Nutzung des InvoiceHub haben, können einen individuellen, kostenpflichtigen Support durch unseren externen EDV Profi Steuerfachassistent Michael Brennecke in Anspruch nehmen. Dieser kann sich per Fernwartung auf Ihren PC aufschalten und Sie direkt von der Bestellung bis zur Einrichtung begleiten. Auch später ist Support möglich. Wenn Sie die Dienste des individuellen und direkten Support in Anspruch nehmen möchten, können Sie sich unter diesem Link (https://outlook.office365.com/book/BurncornerSupport@ProcomdataGmbH4711.onmicrosoft.com/) einen verfügbaren Termin mit Herrn Brennecke buchen. Bei entsprechender Nachfrage werden weitere Termine im Buchungssystem freigegeben.